Q :     Pouvez-vous expliquer  LECLUBDOC et ce qu’il désire communiquer ?

R : LECLUBDOC se différencie par le fait qu'il s'agit du premier Club tunisien consacré a la gestion  documentaire, a la fois matérielle (papier), qu’immatérielle (Dématérialisation), où la plus large place est laissée aux utilisateurs afin de répondre au mieux à l'ensemble de leurs préoccupations.

Ce Club s’adresse aux Direction générales et aux DOSI. On y retrouve également des experts, tant en matière de technologie qu'en matière juridique qui jouent plus un rôle de modérateurs et sont là pour permettre un véritable dialogue entre les adhérents.

LECLUBDOC est organisé avec  deux commissions de réflexion. Nous laissons aux membres du CLUBDOC le choix du sujet a traiter, ces commission élaboreront un document ( livre blanc) destiné à présenter l'ensemble des aspects à prendre en considération lorsqu'il s'agit de mettre en place un projet documentaire. Nous espérons a terme initialiser une commission formation et proposer un certain nombre de formations destinées tant à sensibiliser un certain public qu'à véritablement en former d'autres.

Q : Dans ces domaines quelles sont les technologies qui vont devenir des tendances "lourdes" dans les prochaines années ?

R : LECLUBDOC abordera bien entendu  ce qui concerne l'archivage électronique, il s'agit au-delà de la simple technique d'aborder des problèmes d'organisation, sans oublier l'aspect légal et réglementaire. La seule technologie ne peut résoudre à elle seule la problématique. Néanmoins sur ce dernier point il est clair que les technologies à base de disques magnétiques prennent et vont prendre de plus en plus d'importance. Il suffit pour s'en convaincre de voir l'évolution des sauvegardes de plus en plus effectuées de disque à disque. Pour ce qui est de l'archivage, la notion de WORM (write once read many) logique vient cohabiter de plus en plus avec celle de WORM physique, domaine réservé aux technologies optiques. Une autre tendance concerne la logique retenue par bon nombre de constructeurs que je qualifie de « principe de la consigne ». Quand vous envoyez à un système par exemple un document à conserver, le système vous envoie un jeton de consigne qui sera pour vous le seul moyen de retrouver votre document. Même un technicien chevronné ne pourra pas récupérer le document en question sans ce jeton, ce qui est plutôt rassurant. Pour finir nous aborderons un sujet hautement d’actualité, qui est axé sur la gestion dex courriers hybrides dans l’entreprise, nous discuterons des technologies et des gouvernances ainsi que les trajectoires à mettre en œuvre pour optimiser l’ensemble du process.

Q : Concernant l’archivage, n'est-ce pas à la fois inquiétant, toutes ces évolutions ?

R : Toutes ces évolutions vont également entraîner la mise en place de nouvelles procédures dont celle de réversibilité qui consiste pour l'utilisateur des technologie à avoir la certitude de pouvoir récupérer ses données. Une autre évolution vient de la façon dont les sauvegardes devraient maintenant être traitées. La sauvegarde, dans l'absolu, ne concerne que les données qui restent modifiables. Par contre les données qui sont dans un état figé, se trouvent déjà en mode archivable dans le nouveau sens de l'archive dynamique ou active. Dès lors il faudrait être capable d'isoler ces deux types de données, modifiables ou non, afin de pouvoir optimiser largement les procédures de sauvegarde et au-delà du temps faire gagner pas mal d'espace de stockage aux entreprises. Mais avant de pouvoir mettre cela en place un large effort doit être fait au niveau de la grande majorité des logiciels afin qu'ils permettent d'isoler ces deux types de données facilement.

Q : Quel est l’avis du CLUBDOC concernant les entreprises et comment  doivent-elles se préparer efficacement  a ces évolutions?

R : Les prochaines années vont voir une large évolution dans l'organisation et la gestion des données de l'entreprise. Il en est ainsi de l'archivage électronique qui n'est évidemment pas une simple évolution de l'archivage traditionnel mais participe à cette forme de réorganisation. Par ailleurs la dématérialisation de plus en plus de procédures participe également largement à cette évolution. En effet, une fois dématérialisé, comment faire pour conserver la trace des opérations ainsi effectuer, les imprimer ou assurer un service dématérialisé de bout en bout. Une des nombreuses recommandations que nous pourrions faire en matière d'efficacité dans le domaine pour les entreprises, est de prendre le problème de l'archivage électronique comme un élément de tout projet de dématérialisation, voire un projet en soi et non de le traiter en bout de chaîne comme c'est le cas actuellement pour les archives papier. Il ne s'agit pas d'un « mal nécessaire » mais d'un moyen de rendre plus efficace son système d'information.